Inkasso ist für kleine und mittelständische Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige oftmals ein unbekanntes Thema, das zusätzlichen Buchhaltungsaufwand bedeutet. Gerade junge Unternehmen mit kleinen Teams oder Einzelunternehmer haben meist keine rechtliche Expertise im Forderungsmanagement und sehen sich mit einer großen Herausforderung konfrontiert, wenn Kunden nicht bezahlen. Um dich und dein Team zu entlasten, kannst du ein Inkassounternehmen damit beauftragen, sich um die offenen Forderungen zu kümmern. Wir zeigen dir in diesem Artikel fünf Fakten zum Inkasso, die du als Kleinunternehmer kennen solltest, wenn du Zeit und Ressourcen sparen möchtest und Wert auf eine hohe Kundenzufriedenheit legst.
Damit deine Forderung rechtmäßig besteht, musst du deinem Kunden gegenüber deiner vertraglichen Verpflichtung nachgekommen sein, dem Kunden eine ordnungsgemäße Rechnung zukommen lassen haben und er muss sich im Zahlungsverzug befinden. Nach Erhalt und Fälligkeit der Rechnung, setzt du den Kunden durch die Aufforderung zur Begleichung der fälligen Zahlung im ersten Mahnschreiben in Verzug. Sofern dein Kunde nicht auf die zweite Mahnung reagiert, ist es Zeit, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Es gibt übrigens keinen Mindestbetrag, ab dem du Forderungen geltend machen kannst. Auch viele kleine Rechnungsbeträge können sich schnell summieren. Somit empfiehlt es sich immer, Forderungen auch geltend zu machen. Schließlich hat dein Unternehmen Leistungen erbracht, ohne dass Gegenleistungen erfolgt sind.
Inkasso ist eine Rechtsdienstleistung, bei der unterschiedliche Kosten anfallen können. Für dich entstehen beim Beauftragen eines Dienstleisters keine initialen Kosten, denn grundsätzlich vergüten sich Inkassounternehmen für jeden Auftrag über Inkassogebühren gemäß dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Diese Vergütung wird ausnahmslos dem Schuldner als Verzugsschaden von dir weiter belastet. Inkassounternehmen erhalten diese Gebühr nur, wenn die Forderung erfolgreich zurückgeführt werden kann. Zusätzlich können Drittkosten entstehen, z.B. für das Einleiten des gerichtlichen Mahnverfahrens (GMV) oder für Adressrecherchen. Nur wenn das gerichtliche Mahnverfahren erfolglos bleibt, musst du als Unternehmer die dadurch entstandenen Drittkosten tragen. Spätere Inkasso-Prozessphasen wie das nachgerichtliche Inkasso und die Titelüberwachung sind mit einer prozentualen Erfolgsprovision versehen, die von Inkassounternehmen auf die Hauptforderung berechnet wird.
Gerade für kleine Unternehmen und Selbständige ist die Kundenbindung immens wichtig, weil sie davor schützen kann, bestehende Kunden zu verlieren. Insbesondere im Forderungsmanagement entstehen Berührungspunkte, die darüber entscheiden können, ob jemand dein Kunde bleibt, oder nicht. Deshalb solltest du Inkasso als Teil deiner Customer Journey sehen. Übertreffe die Erwartungen deiner Kunden zum Beispiel mit einem 24/7 Self Service und smarten Hilfestellungen im Forderungsmanagement. Wenn du zusätzlich den Kanal, den Zeitpunkt, die Tonalität, die Zahlungsmethoden und die angebotenen Lösungen personalisierst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, Forderungen schneller zurückzuführen. All das ermöglichen Dienstleister mit modernem Forderungsmanagement mittels Künstlicher Intelligenz.
Es ist nicht nur großen Unternehmen mit hunderten ausstehenden Forderungen vorbehalten, diese auszulagern. Viele Inkassoanbieter nehmen deinem Business gerne auch kleinere Mengen ab, solange die Voraussetzungen dafür erfüllt sind (siehe Inkasso-Fakt 1). Allerdings setzen viele Dienstleister hier eine Mindestmenge an. Informiere dich also am besten vorab, welche Mindestmenge an Forderungen pro Monat an das Inkassounternehmen deiner Wahl ausgelagert werden müssen. Gut zu wissen: Du entscheidest, wie viele Forderungsakten du übergeben möchtest und wann du dies tust. Hast du z.B. bis dato 60 offene Forderungen, kannst du jeden Monat zehn Stück davon an den Dienstleister auslagern.
Um aktiv zu werden, benötigen Inkassodienstleister Daten. Dazu gehören die Forderungshöhe und die vollständigen Kontaktdaten des Verbrauchers. Um dem Inkassodienstleister eine transparente Kommunikation mit deinem säumigen Kunden zu ermöglichen, teilst du die offenen Rechnungen und jegliche Info zu anderen erfolgten Aktionen mit dem Inkassounternehmen. Zum Beispiel auch die Information, wie viele Mahnschreiben du bereits verschickt hast, ob der Verbraucher schon eine Teilzahlung geleistet hat und ggf. auch den zugehörigen erfolgten Schriftverkehr.
Mit PAIR Finance kannst du dein Forderungsmanagement auslagern, digitalisieren und gleichzeitig individuell auf deine Kunden zuschneiden. Ein Algorithmus ermittelt mit einer einzigartigen Künstlichen Intelligenz die beste Strategie, um deine offenen Fälle schnell und effektiv zu lösen. Dabei legt PAIR Finance besonders großen Wert auf seinen kundenzentrierten Ansatz. Als Kleinunternehmer oder Selbständiger kannst du bereits ab einer Mindestmenge von 10 offenen Forderungen pro Monat an PAIR Finance auslagern. Anders als andere Anbieter nimmt PAIR Finance auch Aufträge mit kleinen Forderungshöhen an. Zusätzlich bildet PAIR Finance den gesamten Inkassoprozess ab und führt für dich bei Bedarf nicht nur das außergerichtliche Mahnwesen durch, sondern auch weitere Eskalationsstufen – von der Titulierung bis hin zur Langzeitüberwachung.
PAIR Finance ist Partner von VR Smart Guide. Hier findest du mehr Informationen zu PAIR Finance und kannst unverbindlich Kontakt aufnehmen.
Über den Autor:
PAIR Finance
Es gibt viele Hinweise und How-Tos, die dir dabei helfen wollen, erfolgreich zu gründen. Wir geben dir Tipps & Tricks – von der Rechform bis zur Steuerklärung, die dich in deiner Neugründung unterstützen.