Belege digitalisieren

Ordnung in der Buchhaltung.

Digitales Belegmanagement: Alle Ausgaben immer im Blick, alle Belege immer parat! Verabschieden Sie sich von chaotischen Papierbergen und einer unüberschaubaren Zettelwirtschaft. Mit dem VR Smart Guide digitalisieren Sie Ihre Belege und schaffen Ordnung in Ihrem Rechnungsmanagement.

Und so funktioniert's!

  • Abfotografieren

    Fotografieren Sie Belege einfach mit dem Smartphone oder Tablet ab.

  • Hochladen

    Laden Sie das Foto in die Anwendung hoch oder scannen Sie es direkt über die App ein.

  • Ablegen

    Per Drag-and-Drop können Sie auf Ihre eingescannten Belege zugreifen und Daten übertragen.

Direkte Zuordnung der Belege.

Verknüpfung der Belege zur Buchhaltung.

Sind Sie bereit, Ihre Ausgabenbelege im VR Smart Guide zu erfassen?

Erfassen und digitalisieren Sie jetzt kostenfrei Ihre Ausgabebelege im VR Smart Guide – direkt mit nur einem Klick in der Anwendung. Zusätzlich nutzen Sie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungserinnerungen, um Ihre Buchhaltung optimal vorzubereiten.

Haben Sie noch Fragen?

In Unternehmen werden Belege zunehmend elektronisch erzeugt oder von Papierform digitalisiert. Jedoch gibt es auch in der Digitalisierung von Belegen Vorschriften der GoBD, die zwingend einzuhalten sind:

Eine elektronische Archivierung von Eingangsrechnungen (Ausgangsbelegen) ist nicht zwingend notwendig, spart Ihnen jedoch Papier, Zeit und Geld. Zugleich ist eine Digitalisierung Ihrer Belege heutzutage auch GoBD (2019) konform. Diese erleichtern sogar die Digitalisierung, indem neben dem Scannen von Papierrechnungen auch das Abfotografieren gesetzlich konform sind.

Folgende Vorteile haben Sie bei der Digitalisierung Ihrer Belege:

Sie, als Unternehmer, müssen grundsätzlich alle Dokumente / Belege, die zu Ihrer Buchhaltung gehören gemäß den Vorgaben der GoBD speichern bzw. aufbewahren. Das sind bspw. Ein- und Ausgangsrechnungen, Bartransaktionen (Einnahmen und Ausgaben), Kontoumsätze / -Transaktionen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Verträge, sofern diese Betriebseinnahmen oder -Ausgaben Ihres Unternehmens darstellen. Zu den Belegen für eine ordnungsmäßige Buchführung gehören außerdem alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Alle Nachweise und Dokumente, die für das Verständnis von Geschäftsvorfällen notwendig sind, können somit ebenfalls als Beleg gelten.

Tipp: Sie können nach Digitalisierung Ihre originalen Papierdokumente vernichten.

Unternehmen dürfen die Papieroriginale zu bereits eingescannten Belegen (bspw. Ein- oder Ausgangsrechnung) und Buchhaltungsunterlagen vernichten (§239 Absatz 4 i. V. m. §257 Absatz 3 HGB)

Sie können im VR Smart Guide jederzeit Ihre Ausgaben als Eingangsrechnung, Vertrag oder als Bargeldtransaktion in Ihrem Kassenbuch erfassen. Für den Standardfall der Erfassung und Digitalisierung Ihrer Ausgabenbelege können Sie einfach unseren Hilfe-Artikel: Wie erfasse ich eine Ausgangsrechnung? lesen. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit Ihre Eingangsrechnungen über die VR Smart Guide App zu fotografieren und hochzuladen. Dies können Sie detailliert im Artikel: Wie benutze ich die VR Smart Guide App? nachlesen.

Nach der Erfassung der Eingangsrechnung im VR Smart Guide (Artikel: Wie erfasse ich eine Eingangsrechnung?) wird diese bereits automatisch für Ihre Buchhaltung weiterverarbeitet. In Ihrem DATEV-Export wird ein Buchungssatz generiert, den Ihr Steuerberater direkt für Ihre notwendigen Abschlüsse, wie bspw. der Umsatzsteuervoranmeldung oder Ihrem Jahresabschluss, weiterverarbeiten kann.

 

Zudem haben Sie die Möglichkeit Ihre Eingangsrechnungen als bezahlt zu markieren (Artikel: Wie markiere ich eine Eingangsrechnung als bezahlt?)  um Ihren Offenen-Posten-Abgleich zu erledigen.

Sie finden keine Antwort zu Ihren Fragen? Dann schauen Sie in unserem Hilfecenter oder in unserem Glossar vorbei. Dort finden Sie Artikel zu allen Funktionen im VR Smart Guide und diverse Begriffserklärungen rund um Ihre Buchhaltung.

Entdecken Sie weitere praktische Funktionen

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