Das Kassenbuch - Wann du es brauchst
und worauf du achten solltest
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Seit dem 1. Januar 2018 gibt es die sogenannte Kassennachschau. Die Finanzverwaltung kann seitdem unangekündigt Kassenführungsprüfungen durchführen. Dabei legt sie ein besonderes Augenmerk auf die Führung des Kassenbuchs. Wenn dies nicht korrekt geführt wurde, kann das ganz schön teuer werden. Im Interview mit Steuerexperte Julian Dielenhein hat Anna vom VR Smart Guide wichtige Fragen zum Thema Kassenbuch gestellt: Wann bist du dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu pflegen? Was musst du bei der Führung beachten? Welche No-Gos gibt es? Mit Julians Antworten auf diese Fragen bleiben dir teure Überraschungen erspart.
Julian Dielenhein
Bilanzbuchhalter IHK / Geschäftsführer
- Selbstständig als Berater seit 2017 | BAFA ID 157123
- Vorstand und Gründungsmitglied des DiZER e.V. zur Erstellung von Verfahrensdokumentation nach GoBD www.dizer-ev.de
- Entwickler des Kassenchecks – Vorbereitung auf die Kassennachschau www.kassencheck.online
- Gesellschafter / Geschäftsführer der GASTRODINA GmbH www.gastrodina.de
Unsere Fragen an Julian:
- Warum sollte man ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen?
- Wann wird ein Kassenbuch benötigt?
- Was muss ein Kassenbuch beinhalten?
- Welches Format hat ein Kassenbuch?
- Wie wird das Kassenbuch bei einer elektronischen Kasse geführt?
- Wie lange muss das Kassenbuch aufbewahrt werden?
- Wie sieht die Relevanz des Kassenbuchs in Zukunft aus?
1. Warum sollte man ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen?
Anna: Hallo Julian, als Bilanzbuchhalter IHK und Berater im Bereich Kassenführung und Verfahrensdokumentation nach GoBD sitzt du an den besten Quellen, wenn es um Informationen aus der Welt des Steuerrechts geht. Daher warst du sicherlich einer der ersten, der von der eingeführten Kassennachschau erfahren hat. Ich bin auf diese Information erst vor Kurzem gestoßen und war überrascht: Stimmt es, dass bei einer nicht ordnungsgemäßen Führung des Kassenbuchs Geldbußen von bis zu 25.000,- € anfallen?
Julian: Hallo Anna, ja das ist korrekt. Gewerbetreibende müssen ihre Bareinnahmen und -ausgaben im Kassenbuch ordnungsgemäß aufzeichnen und verbuchen. Wird das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, oder fehlt es ganz, können tatsächlich hohe Geldbußen folgen. Als Beispiel: Werden Einnahmen unvollständig verbucht, liegt ein materieller Mangel vor. Dies kann ein Sicherheitszuschlag zwischen 2 und 5 Prozent der Barumsätze sein bis hin zu einem Bußgeld von bis zu 25.000 €. Wie man ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen soll leitet sich übrigens aus den Anforderungen der GoBD ab.
2. Wann wird ein Kassenbuch benötigt?
Anna: Verstehe ich es richtig, dass Selbstständige und kleine Unternehmen also bei allen geschäftlichen Bartransaktionen immer ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen müssen?
Julian: Fast richtig. Hier kommt es ein bisschen darauf an, ob Bareinnahmen im Sinne von Erlösen erzielt oder im Rahmen einer Kasse lediglich Ausgaben bezahlt werden. Wenn ein Unternehmen regelmäßig Einnahmen (außer Privateinlagen) in der Kasse erzielt, ist es tatsächlich gezwungen, ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen zu müssen und sich an die umfangreichen Vorgaben zu halten. Anders sieht es aus, wenn Kleinunternehmen eigentlich keine Erlöse in Bar erzielen. Bei einer klassischen Portokasse aus der bspw. nur Büromaterial, Briefmarken, Benzin und andere Dinge bar bezahlt werden, kann es möglich sein, das Kassenbuch zu umgehen, indem die Ausgaben privat vom Unternehmer bezahlt werden. Eine Betriebsausgabe ist trotzdem möglich. Der Buchungssatz lautet dann Aufwand gegen Privat. In der Buchhaltung gibt es somit kein Konto namens Kasse und der Unternehmer hat trotzdem die Möglichkeit, seine Barausgaben geltend zu machen. Diese Variante sollte aber zuvor mit dem Steuerberater abgestimmt werden
Anna: Das bedeutet, dass Unternehmen, die Barausgaben haben, aber keine erzielen, die Führung eines Kassenbuchs vermeiden können. Gibt es denn unter den Unternehmen, die Bareinnahmen im Sinne von Erlösen erzielen, trotzdem welche, die nicht unter die Kassenbuchpflicht fallen?
Julian: Ja, die gibt es. Grundsätzlich ist jeder, der nach Gesetz § 238 – 241 HGB buchführungspflichtig ist, verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Es gibt Befreiungen, wenn bestimmte Größenklassen unterschritten werden. Dies gilt für Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000,00 € Umsatzerlöse und 60.000,00 € Jahresüberschuss erzielt haben. Neugründungen sind befreit, wenn diese Grenzen am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden. Außerdem sind auch die nicht buchführungspflichtigen Betriebe, die sogenannten Gewinnermittler nach § 4 Abs. 3 EstG, nicht verpflichtet, ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen zu müssen.
Anna: Würde sich die Führung eines Kassenbuchs trotzdem für diese Unternehmen lohnen?
Julian: Ja, tatsächlich empfehle ich ein Kassenbuch zu führen, wenn regelmäßig Bareinnahmen erzielt werden. Denn dann greift die vorhin genannte Befreiung eher in der Theorie als in der Praxis. Auch, wenn man nicht verpflichtet ist, ein Kassenbuch zu führen, muss man die vereinnahmten Entgelte (= Einnahmen) ordnungsgemäß aufzeichnen. Das ist ohne Kassenbuch eigentlich nicht möglich. Die einzige Ausnahme stellt die offene Ladenkasse dar. Hier können die täglich aneinandergereihten Kassenberichte ein Kassenbuch ersetzen.
3. Was muss ein Kassenbuch beinhalten?
Anna: Dann stellt sich mir nun die Frage: Was muss in einem Kassenbuch enthalten sein und wie sieht der konkrete Aufbau eines ordnungsgemäß geführten Kassenbuchs aus?
Julian: Also um ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen zu können, musst du bei jedem Bargeschäft folgende Angaben dokumentieren:
Wichtig: Der Sollkassenbestand laut Kassenbuch muss mit dem Ist-Bestand der tatsächlichen Zählung übereinstimmen. Bei Differenzen ist der gezählte Bestand maßgeblich und im Kassenbuch muss eine Kassendifferenz eingetragen werden. Es empfiehlt sich, die Kassenzählprotokolle bei dem jeweiligen Kassenbuch aufzubewahren.
Anna: Eine Frage der Bequemlichkeit: Könnte ich bspw. ähnliche Bartransaktionen einfach summieren und auf diese Weise dokumentieren?
Julian: Wäre sicherlich traumhaft, aber nein, das ist nicht zulässig und widerspricht den Anforderungen der GoBD.
4. Welches Format hat ein Kassenbuch?
Anna: Wie sieht es mit dem Format aus? Muss ich das Kassenbuch händisch auf Papier führen oder kann ich das auch elektronisch machen? Darf ich bspw. Excel verwenden?
Julian: Für die Form des Kassenbuchs gibt es drei zulässige Verfahren: Papier, Software oder Cloud- bzw. Online-Lösungen. Wichtig ist, dass alle die Voraussetzungen der GoBD erfüllen. Gerade bei dem Punkt der nicht protokollierten Änderungen führt es bei eigenen PC-Lösungen, z.B. in Excel zu Problemen. Es ist aber zulässig, dass du eine Vorlage selber in Excel erstellst und diese dann blanko ausdruckst und händisch führst.
5. Wie wird das Kassenbuch bei einer elektronischen Kasse geführt?
Anna: Und wie sieht es aus, wenn es um eine elektronische Kasse geht? Wie führt man da am besten das Kassenbuch?
Julian: Elektronische Kassen haben tatsächlich einen Vorteil, der die Führung eines Kassenbuchs deutlich einfacher macht: Und zwar wird bei elektronischen Kassen das Kassenbuch in der Regel von der Kassensoftware im Hintergrund mitgeführt, sodass du kein händisches Kassenbuch führen musst.
6. Wie lange muss das Kassenbuch aufbewahrt werden?
Anna: Das bedeutet, dass hier die Kassenbuchführung automatisiert läuft. Da bringt die Digitalisierung definitiv einige Vorteile mit sich. Wie sieht es mit der Aufbewahrung des Kassenbuchs aus? Für jegliche Unternehmensunterlagen gibt es immer zeitliche Aufbewahrungspflichten. Wie lang betragen diese beim Kassenbuch?
Julian: Das Kassenbuch und alles was damit zusammenhängt, also Kassenberichte, Zählprotokolle, Belege, unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.
Anna: Und die 10 Jahre beginnen dann genau ab wann? Mit dem ersten Eintrag?
Julian: Nein, die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Jahresabschluss festgestellt wird. Da dies frühestens im Folgejahr ist, sind die Kassenunterlagen mindestens 11 Jahre aufzubewahren.
Anna: Das heißt, man muss einfach immer das Kassenbuch ordnungsgemäß führen und lange genug aufbewahren. Dann ist man auf der sicheren Seite und muss keine Angst vor einer plötzlichen Kassennachschau haben?
Julian: Da kann ich dir leider nicht uneingeschränkt zustimmen. Das Kassenbuch ist zwar ein wichtiger Bestandteil bei einer Prüfung, aber nicht der einzige. Im Rahmen der Kassennachschau werden viele weitere Dinge abgefragt. Der Umgang mit Trinkgeld ist da ein Klassiker. Je nachdem wie damit umgegangen wird, kann Trinkgeld steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn sein, umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme oder gänzlich steuerfrei behandelt werden. Es geht also immer um Hard- und Software und viele organisatorische Dinge im Unternehmen. Die Kassennachschau ist ein sehr umfangreiches Thema. Gerne können wir uns dazu einmal separat unterhalten.
7. Wie sieht die Relevanz des Kassenbuchs in Zukunft aus?
Anna: Klingt interessant, das sollten wir auf jeden Fall machen. Eine abschließende Frage habe ich noch an dich: Wie hoch siehst du die Relevanz des Kassenbuchs in der Zukunft? Wird sich in der Führung des Kassenbuchs zukünftig etwas verändern?
Julian: Solange es Bargeld gibt, hat das Kassenbuch Relevanz und tatsächlich nimmt diese von Jahr zu Jahr weiter zu. Es gibt keinen Bereich im Rahmen der Buchhaltung, in dem die „Spielregeln“ in den letzten Jahren so stark verschärft wurden wie im Bereich der Kasse. Belegausgabepflicht, TSE, Registrierung beim Finanzamt und Kassennachschau sind nur einige Begriffe, die das belegen. Die Digitalisierung und somit Begriffe wie Verfahrensdokumentation tun ihr Übriges dazu und beschleunigen das ganze Thema natürlich.
Ich denke, dass sich im Rahmen der Kasse in den nächsten Jahren noch einiges tun wird. Vielleicht wird es durch technische Unterstützung etwas leichter im täglichen Umgang. Allerdings ist technische Unterstützung immer mit weiteren Kosten verbunden, die der Unternehmer tragen muss und erfordert außerdem eine noch höhere Sorgfalt. Papier ist bekanntlich geduldig, eine digitale Lösung hingegen protokolliert alles.
Anna: Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile – das ist im Endeffekt Abwägungssache jedes Einzelnen, mit was man sich wohler fühlt. Vielen Dank für das Interview, Julian.
Julian: Danke ebenso. Ich freue mich, wenn ich nun ein paar Fragezeichen zu diesem Thema beseitigen konnte.
TIPP: Du hast in deinem Unternehmen Eingaben und Ausgaben in barer Form? Mit dem VR Smart Guide kannst du deine Bargeldgeschäfte einfach und ordnungsgemäß in deine digitale Buchhaltung integrieren. So sparst du die Zeit, die du vorher für die Pflege eines händisch geführten Kassenbuches verwendet hast und behältst nach jeder Buchung den aktuellen Kassenbestand im Blick.
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Über den Autor:
Anna Maier
- „Als Teil des Marketing-Teams des VR Smart Guide spezialisiere ich mich auf den Bereich Content-Marketing und bin ständig auf der Suche nach den neusten und interessantesten Themen für euch. Durch meinen psychologischen Ausbildungshintergrund achte ich bei der Contenterstellung dabei umso mehr darauf eure Bedürfnisse immer im Blick zu behalten.“
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