Virtuelle Assistenz – Warum du eine virtuelle Assistenz benötigst und wo du diese findest

Warum du eine virtuelle Assistenz benötigst?

Eine persönliche, virtuelle Assistenz ist besonders für Kleinunternehmer und Solo-Selbständige geeignet.

  • Flexible Buchung
  • Reduzierte Fixkosten
  • Arbeitserleichterung

Mit einem virtuellen Assistenten kannst du dir dein (Berufs-)Leben erleichtern. Doch vielen fällt es schwer sich vorzustellen, was ein virtueller Assistent überhaupt macht. Einfach gesagt übernimmt die virtuelle Assistenz für dich die gleichen Aufgaben, wie ein Assistent, der neben dir im Büro sitzt. Der größte Unterschied dabei ist jedoch, dass die virtuelle Unterstützung zeit- und ortsunabhängig arbeitet.

Simo Wehe

Über den Autor:

Simon Wehe

Simon Wehe (23) hat 2020 die Harbour Management Service UG (haftungsbeschränkt) gegründet. Die Firma ist spezialisiert auf virtuelle Assistenz und Digitalisierungsberatung für Verwaltungs- und Backoffice-Prozesse. Das Ziel: Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen beim Wechsel zum Büro 4.0 fit zu machen und bei Herausforderungen durch den wachsenden Digitalisierungsdruck zu unterstützen.

Website: https://www.harbour-management.com/
Kontakt: https://linktr.ee/simon.wehe

Übersicht

1. Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistenz?

Ein virtueller Assistent arbeitet zeit- und ortsabhängig und erledigt Verwaltungs- und Backoffice-Arbeiten insbesondere für kleine Unternehmen und Selbstständige, damit diese sich wiederum voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Du fragst dich, was für Aufgaben virtuelle Assistenzen für dich übernehmen können? Hier sind ein paar Beispiele:

Letztendlich bleibt es aber dir überlassen, welche Tätigkeiten du abgeben möchtest und welche du lieber selber machen willst.

2. Wie stimme ich mich mit einem virtuellen Assistenten ab?

Vor der Corona-Pandemie haben sich viele Selbstständige und Unternehmen teilweise noch schwer damit getan, Aufgaben an jemanden zu geben, den sie vorher womöglich noch nie persönlich gesehen haben. Das hat sich seitdem aber stark gewandelt – in Zeiten von Home-Office ist es auch nichts Besonderes mehr jemandem am Telefon zu sagen, was erledigt werden muss.

Die Abstimmung mit virtuellen Assistenten läuft nach meinen Erfahrungen auch sehr unkompliziert ab: Du teilst die Aufgaben einfach per E-Mail, in einem kurzen Telefonat oder in einer Videokonferenz mit – häufig auch mit einer festgelegten Frist oder zumindest Zeitvorstellung, die eingehalten werden soll. Unsere Kunden arbeiten normalerweise so mit uns zusammen, dass wir ihnen einfach Bescheid geben, wenn die Aufgaben erledigt sind. Sofern vorhanden, senden wir ihnen die schriftlichen Ergebnisse natürlich auch zu.

Daneben gibt es auch die Möglichkeit, Projektmanagements-Tools gemeinsam zu nutzen. Das hat nicht nur den Vorteil, dass jeder den aktuellen Stand der verschiedenen Aufgaben kennt. Der Kunde kann außerdem ganz flexibel neue Aufgaben dort platzieren. So fallen viele E-Mails oder Telefonate weg und der Kunde spart Zeit und Kosten.

Kosten einsparen durch digitale Präsenz

Der große Vorteil von so einer digitalen Zusammenarbeit ist, dass sowohl ein Arbeitsplatz in deinem Büro, als auch die Lohnnebenkosten für diese Person entfallen. Außerdem stellt die Assistenz keine Position in deinen Fixkosten dar, da sie üblicherweise nach Stunden oder anderen messbaren Parametern bezahlt wird.

3. Was gilt es bei der virtuellen Assistenz noch zu beachten?

Klingt zu schön um wahr zu sein? Ist es aber nicht! Ein paar Sachen solltest du allerdings trotzdem beachten, bevor du mit einer virtuellen Assistenz zusammenarbeitest. Wie in den meisten Bereichen gilt auch hier: Wer alles macht, macht nichts richtig! Diesen Satz kannst du jetzt von zwei Seiten betrachten. Einmal solltest du nicht alles abgeben, worauf du keine Lust hast. Manche Arbeiten sind einfach Chefsache oder übersteigen auch die Möglichkeiten der Assistenz – das gilt insbesondere für strategische Aufgaben. Die Jahresziele für dein Business machst du also weiterhin selbst oder in Zusammenarbeit mit deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aber auf dem Weg dorthin können dir Aufgaben abgenommen werden. Zum Beispiel kann die virtuelle Assistenz eine Übersicht der vergangenen Jahresziele anfertigen, als Grundlage für deine weiteren Überlegungen. Oder sie kümmert sich um die Buchhaltung, damit du mehr Zeit hast, deinen neuen Webauftritt zu überarbeiten.

Flexibilität durch viele unterschiedliche Stärken.

Wir bei Harbour haben unser Team deshalb so aufgestellt, dass wir ein möglichst breites Spektrum an Leistungen anbieten können. So haben wir Organisationstalente, die sich darum kümmern, dass die Backoffice-Prozesse in deinem Unternehmen optimal laufen. Genauso haben wir aber Kolleginnen und Kollegen, die sehr erfahren im Kundenkontakt sind und so bestens die Kommunikation mit externen Stellen übernehmen können. Alle bringen ihre individuellen Stärken mit, sodass wir auf verschiedenste Bedarfe unserer Kunden reagieren können.

Möchtest du eine virtuelle Assistenz einbinden, solltest du immer abwägen, ob du nur einen speziellen Skill bzw. eine wiederkehrende Aufgabe auslagerst – dann kommt für dich eher eine einzelne Person in Frage, die dich dabei unterstützt. Sind es aber diverse Arbeiten, die du abgeben möchtest, kann es sinnvoll sein, auf ein Unternehmen zurückzugreifen, dass alle Aufgabenbereiche mit verschiedenen virtuellen Assistenten abdecken kann. Aus meiner Erfahrung hat sich auch gezeigt, dass ein erstes Kennenlernen hilfreich sein kann, um einen Rahmen für die Zusammenarbeit abzustecken und die Erwartungshaltung auf beiden Seiten festzuhalten. So können alle Beteiligten schauen, ob und wie eine Zusammenarbeit sinnvoll umgesetzt werden kann.

4. Die wichtigsten Vorteile einer virtuellen Assistenz zusammengefasst:

Maximale Flexibilität

Deine virtuelle Assistenz arbeitet selbstständig an den von dir vorgegebenen Themen, sodass du dich auf die wichtigen Themen für dein Unternehmen fokussieren kann.

Kostenersparnis

Deine virtuelle Assistenz wird nur für die Arbeit bezahlt, die auch tatsächlich gemacht wurde. Krankheit, Urlaub oder Lohnnebenkosten (bspw. Sozialversicherungen) sind keine Kostenpositionen für dein Unternehmen.

Expertise / Know How

Niemand kann alles. Warum also Zeit mit Dingen verbringen, die du zeitlich nicht unterkriegst oder bei denen dir der fachliche Background fehlt? Genau für diese Dinge kannst du dir eine virtuelle Assistenz ins Unternehmen holen.

Logo der Harbour Management Service UG

Harbour Management Service

Harbour Management Service bietet aktuell Leistungen als virtuelle Assistenz und in der Digitalisierungsberatung für Verwaltungs- und Backofficeprozesse an. Die virtuelle Assistenz richtet sich insbesondere an Selbstständige und Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, die keine Kapazitäten für eine eigene Verwaltung haben.

"Durch die Abnahme von Bürotätigkeiten helfen wir Unternehmern und Selbstständigen mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben."

Harbour Management Service UG (haftungsbeschränkt)

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