Die Kassen-Nachschau - Was das ist und worauf du achten solltest

Kassen-Nachschau / Kassenprüfung

Kassenführungs­prüfungen sind gesetzlich festgelegt und können jedes Unternehmen treffen

Seit dem 1. Januar 2018 gibt es die sogenannte Kassen-Nachschau. Die Finanzverwaltung kann seitdem unangekündigt Kassenführungs­prüfungen durchführen. Dabei legt sie ein besonderes Augenmerk auf die Führung des Kassenbuchs. Wenn dies nicht korrekt geführt wurde, kann das ganz schön teuer werden. Steuerexperte Julian Dielenhein klärt im folgenden Artikel auf, was eine Kassen-Nachschau ist und worauf besonders geachtet werden muss, um eine böse Überraschung zu verhindern.

Julian Dielenhein

Über den Autor:

Julian Dielenhein

Bilanzbuchhalter IHK / Geschäftsführer

  • Selbstständig als Berater seit 2017 | BAFA ID 157123
  • Vorstand und Gründungsmitglied des DiZER e.V. zur Erstellung von Verfahrensdokumentation nach GoBD www.dizer-ev.de
  • Gesellschafter / Geschäftsführer der GASTRODINA GmbH

www.gastrodina.de

Übersicht

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Durch die Kassen-Nachschau hat die Finanzverwaltung eine zusätzliche Möglichkeit, bargeldintensive Betriebe zu überprüfen. Diese Kassenprüfung wird in § 146b der Abgabenordnung (AO) konkretisiert.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau).

§ 146b der Abgabenordnung (AO) - "Kassen-Nachschau"

Wen betrifft die Kassen-Nachschau?

Bargeldintensive Betriebe können von einer Kassen-Nachschau betroffen sein. Eine Definition, wann ein Betrieb bargeldintensiv ist, gibt es nicht. In der Praxis spricht man von einem bargeldintensiven Betrieb, wenn das Unternehmen regelmäßig Einnahmen in Bargeld erzielt.

Beispiel für einen bargeldintensiven Betrieb

Nutzt ein Unternehmen eine klassische Portokasse, in die zu gegebenen Anlässen Geld eingelegt wird, um Ausgaben wie Briefmarken oder Bürobedarf zu kaufen, gilt es nicht als bargeldintensiv. Besteht die Möglichkeit der Barzahlung der Leistung und dies wird aber selten genutzt, so wird das Finanzamt im Einzelfall entscheiden müssen. Ist das Unternehmen im Einzelhandel, der Gastronomie oder ähnlichen Branchen angesiedelt, in denen viele Personen Waren von geringem Wert kaufen und diese bar bezahlen, ist der Betrieb bargeldintensiv.

Werden regelmäßig Bareinnahmen erzielt, ist es egal ob diese in einer sogenannten offenen Ladenkasse oder mit Unterstützung einer elektronischen Kasse vereinnahmt werden. Auf die Art der Kassenführung kommt es dabei nicht an. Wie eine ordnungsgemäße Kasse bzw. Kassenbuch geführt werden sollte, kann in unserem Blog-Artikel: Das Kassenbuch – Wann du es brauchst und worauf du achten solltest nachgelesen werden.

Betrifft die Kassen-Nachschau auch mich als Kleinunternehmer?

Der Begriff des Kleinunternehmers kommt aus dem Umsatzsteuergesetz und hat für die Anwendung der Abgabenordnung keine Relevanz. Daher betrifft die Kassen-Nachschau bzw. Kassenprüfung genauso auch Kleinunternehmer.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Der Begriff Kleinunternehmer kommt aus dem Umsatzsteuergesetz. Demnach hat ein sogenannter Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin nach § 19 UstG keine Umsatzsteuer auszuweisen und auch nicht an das Finanzamt abzuführen. Im Umkehrschluss darf dann aber auch keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Um von dieser Regelung Gebrauch zu machen, darf der Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigen. Dies ist erstmalig bei der Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu erklären und wird jährlich neu betrachtet. Man kann auf diese Regelung verzichten und trotz niedriger Umsätze zur Regelbesteuerung optieren. Dann verpflichtet man sich aber mindestens für 5 Jahre dazu.

Wann muss ich eine Kassen-Nachschau befürchten?

Als bargeldintensiver Betrieb ist ein Unternehmen im Fokus der Finanzverwaltung und sollte sich daher im Klaren sein, dass eine Kassen-Nachschau jederzeit möglich ist. Die Nachschau basiert auf § 146b der Abgabenordnung und ist keine Außenprüfung nach § 193 Abgabenordnung. Aus diesem Grund muss sie auch nicht angekündigt werden. Eine Kassen-Nachschau findet während der Geschäftszeiten statt, kann aber auch außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt werden, wenn im Unternehmen trotzdem gearbeitet wird. In der Regel kommt der Prüfer allerdings zu den normalen Öffnungszeiten des Betriebs.

Die Kassen-Nachschau kann auch dann durchgeführt werden, wenn der Steuerpflichtige oder sein Vertreter nicht anwesend sind. Daher ist es wichtig, dass immer mindestens ein Mitarbeiter im Unternehmen ist, der über das Thema Bescheid weiß und die notwendigen Fragestellungen beantworten kann:

An dieser Stelle wird empfohlen, sich intensiv darauf vorzubereiten. Das kann viel Geld und Ärger sparen.

Wie läuft eine Kassen-Nachschau / Kassenprüfung ab?

Es ist wahrscheinlich, dass bereits vor dem offiziellen Start der Kassen-Nachschau der zuständige Prüfer des Finanzamts Vorbereitungen oder sogar Testkäufe tätigt. Dabei muss er sich nicht ausweisen, bleibt also anonym, beobachtet aber ganz genau wie die Abläufe im Unternehmen sind.

Es ist auch denkbar, dass der Prüfer mehrere Testkäufe tätigt und es nie zur Kassen-Nachschau kommt, sofern bei den Testkäufen nichts Verdächtiges auffällt. Wenn der Prüfer die Kassen-Nachschau durchführen möchte, muss er sich durch Vorzeigen seines Dienstausweises legitimieren. Der Finanzbeamte hat kein Durchsuchungsrecht oder ähnliches. Er darf aber Betriebsräume betreten, besichtigen und steuerrelevante Daten anfordern.

Bei der Kassen-Nachschau wird der Prüfer auf folgende Dinge achten:

Welche Rechte und Pflichten habe ich als Unternehmer?

Einfordern der relevanten Dokumente für die Kassenprüfung

Der Prüfer überprüft im Rahmen der Kassen-Nachschau die oben genannten Punkte und kann Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Unterlagen, wie z.B. Verfahrensdokumentation (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten, deren Änderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen anfordern. So wird er zum Beispiel einen Kassensturz durchführen lassen. Dies ist ein Abgleich der tatsächlichen Bargeldbestände mit dem buchmäßigem Bestand. Der Prüfer wird das Geld aber nicht selbst zählen, sondern kontrolliert die Zählung des Steuerpflichtigen.

Möglichkeit der Durchführung einer Außenprüfung

Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, Kassenbuchungen oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Auch die fehlende Verfahrensdokumentation kann ein Anlass zum Übergang zu einer Außenprüfung darstellen. Dies macht deutlich, wie wichtig die Verfahrensdokumentation für bargeldintensive Betriebe ist. Der Übergang zur Außenprüfung muss dem Steuerpflichtigen bekannt gegeben werden.

Mitwirkungs-, Vorlage- und Auskunftspflicht des Steuerpflichtigen

Der Steuerpflichtige hat eine Mitwirkungs-, Vorlage- und Auskunftspflicht und muss Einsicht in die Kassenaufzeichnungen und -buchungen geben – egal ob elektronisch oder nicht. Liegen diese Daten bei einem Dritten, hat dieser ebenfalls Mitwirkungspflicht. Sollte der Prüfer dabei einen Verdacht auf Steuerhinterziehung erhalten, darf er auch die Geschäftsräume betreten und sich das Kassensystem vorführen lassen. Er darf auch Dokumente über die Führung des Kassensystems und andere relevante Organisationsunterlagen einsehen.

Keine Durchsuchung von Wohnräumen

Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

Pflicht des externen Datenzugriffs

Der Steuerpflichtige muss den Datenzugriff zulassen und einen Datenexport zur Verfügung stellen.

Was passiert, wenn ich die Anforderung an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch nicht erfülle? (Sanktionen und Bußgelder)

Bei Nicht-Erfüllung der Kassennachschau bzw. wesentlichen Mängeln können Sicherheitszuschläge von zwei bis fünf Prozent der Barumsätze der letzten drei Jahre und Bußgelder von max. 25.000 Euro erhoben werden. Dieser Fall ist aber ein theoretischer, denn wenn es Auffälligkeiten gibt, kann der Finanzbeamte zur sogenannten Vollprüfung übergehen. Dies stellt dann eine Betriebsprüfung dar. In dieser Prüfung können die Konsequenzen bis zur Verwerfung der Buchhaltung führen. Am Ende kann bzw. wird eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung die Existenz des Unternehmens kosten.

Hilfreiche Tipps & Tricks für deine nächste Kassen-Nachschau / Kassenprüfung

Vergleicht man die Kassenführung mit sechs leichten Rechenaufgaben, wobei lediglich eine Aufgabe falsch beantwortet wird, hätte man in der Schule 83,33 Prozent korrekt beantwortet und somit eine Schulnote von 2 erhalten. In diesem Fall wäre das ein gutes Ergebnis. Bei dem Thema Kassenführung kann jedoch bereits ein Fehler die Existenz des Unternehmens kosten.

Kassenführung im Vergleich zum Hausbau

Die Kassenführung kann auch mit einem Hausbau verglichen werden. Die eingesetzte Software stellt die Bodenplatte dar. Wenn diese nicht ordnungsgemäß funktioniert bzw. nicht stabil genug ist, wird kein Haus darauf errichtet werden können. Somit wird auch bei einer falschen Vorgehensweise bei der Bargelderfassung die gesamte Kassenführung nicht ordnungsgemäß erledigt werden können.

Empfehlung für bargeldintensive Betriebe

Für bargeldintensive Betriebe wäre die Empfehlung, eine für das Unternehmen passende Kassenlösung zu verwenden. Diese sollte nicht nur für den Kassiervorgang nutzbar sein, sondern auch das (elektronische) Kassenbuch im Hintergrund mitführen.

Empfehlung für nicht-bargeldintensive Betriebe

Alle Unternehmer, die nicht bargeldintensiv sind, aber trotzdem ein Kassenbuch führen müssen, weil sie Bareinnahmen oder -Ausgaben tätigen, wird empfohlen, eine Softwarelösung wie den VR Smart Guide zu nutzen. Der VR Smart Guide ist nicht nur zum Erstellen von Angeboten, Ausgangsrechnungen und zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen geeignet, sondern hat ein digitales Kassenbuch im Basis-Tarif (kostenlos) integriert.

Somit kann ohne zusätzliche Kosten das Kassenbuch gesetzeskonform geführt werden. Die Vorteile gegenüber einem händischen Kassenbuch sind deutlich:

Seitdem es Softwarelösungen wie den VR Smart Guide gibt, wird kaum noch eine händische Kassenführung eingesetzt.

Vorbereitung der nächsten Kassen-Nachschau / Kassenprüfung

Die Kassen-Nachschau sollte immer vorab vorbereitet werden, sodass bei einer möglichen Prüfung bereits alle Unterlagen und Informationen zusammengesammelt sind. Da es bei der Kassen-Nachschau nicht nur um die Hard- und Software, sondern vor allem auch um die Abläufe im Unternehmen geht, wird jedem Unternehmen empfohlen, sich einen Ordner mit allen Unterlagen zur Kasse anzulegen. Dieser Ordner sollte die folgenden Dokumente beinhalten:

Kassenbelege und Kassieranweisungen

Neben den Belegen der Bareinnahmen und -ausgaben gehören auch Bedienungsanleitungen, Einrichtungsprotokolle und Unterweisungsprotokolle von Mitarbeitern zur (elektronischen) Kasse zur Standardablage. Zusätzlich wird empfohlen, eine Kassieranweisung mit möglichen Ausnahmen und Regeln (bspw. Vorgehensweise bei Stornos oder Verantwortlicher des Kassenabschlusses) zu erstellen und diese im Ordner zu hinterlegen.

Kontaktdaten aller Verantwortlichen

Außerdem gehört eine Übersicht mit Kontaktdaten von allen Personen in den Ordner, die informiert werden, wenn der externe Prüfer im Unternehmen ist und seine Prüfhandlungen durchführen möchte. Dies können bspw. der Inhaber, der Steuerberater oder weitere Personen sein.

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Abgerundet wird der Ordner mit der Verfahrensdokumentation nach GoBD für die Kasse. Diese ist seit 2015 verpflichtend und sollte von jedem Unternehmen erstellt werden. Bei bargeldintensiven Betrieben ist die Kasse und alles was damit zusammen hängt ein wichtiger Bestandteil der Verfahrensdokumentation des Unternehmens.

Gastrodina bearbeitet

Gastrodina GmbH

Wir von der GASTRODINA GmbH bereiten Unternehmer gezielt auf diese Themen vor und unterstützen mit verschiedenen Dienstleistungen. Sei es GoBD Checks, Workshops zu dem Thema, dem Kassencheck (Wir stellen die Fragen, die die Finanzverwaltung stellt und proben so den Ernstfall mit Ihnen. Am Ende entsteht der oben angesprochene Ordner und viele nützliche Tipps und Hinweise durch Handlungsempfehlungen). Und natürlich erstellen wir auch mit dem Unternehmen zusammen die Verfahrensdokumentation nach GoBD.

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