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Wie erstelle ich einen Eigenbeleg?

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Eigenbeleg?

Grundsätzlich müssen laut deutschem Steuerrecht (nach § 97 Abgabenordnung) berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden. Dabei gilt allgemein der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Belege und Rechnungen sollten sorgfältig aufgehoben werden, um den reibungslosen Ablauf bei der Buchführung sowie beim Finanzamt zu gewährleisten.

Rechnungsbelege werden generell in interne und externe Belege unterschieden:

Interne Belege werden innerhalb des Unternehmens für die Buchhaltung erstellt (z.B. Lohnlisten, Ausgangsrechnungen, Materialentnahmescheine). Diese Belege dienen der Nachvollziehbarkeit interner Geschäftsvorgänge und bilden betriebswirtschaftliche Sachverhalte im Unternehmen ab. Dadurch, dass kein externer Wirtschaftsbeteiligter diese Belege erstellt hat, handelt es sich hier bereits um Eigenbelege.

Externe Belege (Fremdbelege) entstehen außerhalb des Unternehmens (z.B. eine Quittung eines Zulieferers). Diese Belege oder Quittungen dienen als Nachweise der Betriebsausgaben. Sind solche Belege nicht vorhanden oder gehen sie verloren, kann als Ersatz ein Eigenbeleg erstellt werden.

Als Eigenbeleg wird demnach einer von Unternehmen selbst erstellter Beleg verstanden, der als Ersatz für Quittungen und Rechnungsbelege dient. Im Falle, dass es für einen Geschäftsvorfall keine Belege gibt, müssen daher stellvertretend Eigenbelege erstellt und diese ggf. beim Finanzamt auch vorgelegt werden können.

 

Wann ist die Erstellung eines Eigenbelegs notwendig?

Eine Erstellung eines Eigenbelegs ist in folgenden Fällen notwendig:

  • Generell sollten Eigenbelege die Ausnahme bleiben. Sollten Sie tatsächlich einmal einen Rechnungsbeleg verloren haben, bitten Sie den Leistungserbringer Ihnen den Beleg nochmals zur Verfügung zu stellen. Und falls Sie dennoch einen Eigenbeleg erstellen müssen, beachten Sie bitte, dass Eigenbelege nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind.
    Hinweis:

Erforderliche Angaben eines Eigenbelegs

Auf der selbst erstellten Rechnung müssen folgende Angaben unbedingt enthalten sein:

Wurde der Eigenbeleg für die Zahlung von Bewirtungsaufwendungen (inkl. ggf. Trinkgeld erstellt), müssen der Anlass der Bewirtung sowie die Namen und die Firma der bewirteten Personen auf der selbst erstellten Quittung erfasst werden.

Ein Eigenbeleg kann handschriftlich und formlos erstellt werden, doch ist es wichtig, dass er sämtliche vorgenannten Angaben enthält, da es sonst zu Rückfragen vom Finanzamt kommen kann und Belege dann ggf. auch als nichtig erklärt werden können (damit können diese nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden).

Die Richtigkeit der Angaben auf dem Ersatzbeleg bestätigt der Aussteller mit seiner Unterschrift.

Wie erstelle ich einen Eigenbeleg?

Das Beispiel zeigt einen ausgefüllten Eigenbeleg. Eine Vorlage können Sie hier herunterladen.

Wussten Sie schon?

Sie möchten Ihren Eigenbeleg im VR Smart Guide hochladen?

Dann können Sie Ihren Eigenbeleg entweder als Einnahme (Ausgangsrechnung) oder als Ausgabe (Eingangsrechnung) erfassen. Mehr dazu erfahren Sie in einem der unteren Artikel.

Zum Artikel: Wie erfasse ich eine Eingangsrechnung?

Zum Artikel: Wie schreibe ich eine Ausgangsrechnung?

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