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Wie kann ich meiner XRechnung eine Vertragsnummer („ContractReference“) beifügen?

Inhaltsverzeichnis

Die elektronische Rechnung (XRechnung) wird im Allgemeinen immer häufiger benötigt und verwendet. Insbesondere bei Aufträgen (min. 1.000,-€ Auftragsvolumen) mit öffentlichen Auftragnehmern sind Sie verpflichtet Ihre Rechnungsstellung elektronisch erfolgen zu lassen.

Der VR Smart Guide hilft Ihnen hier bereits und ermöglicht Ihnen elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder XRechnungen (XML-Format) erstellen zu lassen. Weitere Informationen zu dieser Funktion entnehmen Sie der Seite XRechnung.

Bei einigen öffentlichen Auftraggebern, wie bspw. dem Land Baden-Württemberg werden seit dem 01 Januar 2022 zusätzliche Informationen in der XRechnung benötigt – so zum Beispiel die Vertragsnummer, ContractReference (BT-12). Diese kann aktuell im VR Smart Guide nicht hinterlegt werden. Es gibt jedoch eine einfache und schnelle Methode diese zusätzliche Nummer der erzeugten XRechnung beizufügen.

Damit können Sie weiterhin die XRechnung des VR Smart Guide verwenden und müssen nur eine kleine Anpassung vornehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das machen können!

XRechnung (XML-Datei) herunterladen

Als Grundlage benötigen Sie eine Rechnung im Entwurfsmodus oder eine bereits gespeicherte bzw. versendete Rechnung.

  • "Als XML herunterladen" (XRechnung) ist nur möglich, wenn Sie bei Ihrem Kunden in den Stammdaten eine Leitweg-ID hinterlegt haben.
    Hinweis:

Öffnen der XML-Datei

Nach dem Sie die XML-Datei heruntergeladen haben, öffnen Sie diese mit dem Editor (Notepad) oder WordPad.

Sie sehen dann den unteren abgebildeten XML-Code – lediglich mit den Inhalten Ihrer Rechnung.

Suchen Sie dann den Abschnitt <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement> (Zeile 54 bis 76 im XML-Code)

				
					<?xml version='1.0' encoding='UTF-8' ?>
<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:a='urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:100' xmlns:rsm='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100' xmlns:qdt='urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:10' xmlns:ram='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100' xmlns:xs='http://www.w3.org/2001/XMLSchema' xmlns:udt='urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100'>
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>
  <rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>R-22-11</ram:ID>
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
  <ram:IssueDateTime>
    <udt:DateTimeString format='102'>20220225</udt:DateTimeString>
  </ram:IssueDateTime>
  <ram:IncludedNote>
    <ram:Content>Rechnung</ram:Content>
  </ram:IncludedNote>
  <ram:IncludedNote>
    <ram:Content>TEST</ram:Content>
  </ram:IncludedNote>
</rsm:ExchangedDocument>

  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
  <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
  <ram:AssociatedDocumentLineDocument>
    <ram:LineID>1</ram:LineID>
  </ram:AssociatedDocumentLineDocument>
  <ram:SpecifiedTradeProduct>
    <ram:Name>test</ram:Name>
    <ram:Description>VETRAGSNUMMER</ram:Description>
  </ram:SpecifiedTradeProduct>
  <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
    <ram:GrossPriceProductTradePrice>
      <ram:ChargeAmount>500.0</ram:ChargeAmount>
    </ram:GrossPriceProductTradePrice>
    <ram:NetPriceProductTradePrice>
      <ram:ChargeAmount>420.17</ram:ChargeAmount>
    </ram:NetPriceProductTradePrice>
  </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
  <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
    <ram:BilledQuantity unitCode='H87'>12.0</ram:BilledQuantity>
  </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
  <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
    <ram:ApplicableTradeTax>
      <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
      <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
      <ram:RateApplicablePercent>19.0</ram:RateApplicablePercent>
    </ram:ApplicableTradeTax>
    <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
      <ram:LineTotalAmount>5042.02</ram:LineTotalAmount>
    </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
  </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
</ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>

  <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
  <ram:BuyerReference>991-123324435346-34</ram:BuyerReference>
  <ram:SellerTradeParty>
    <ram:Name>Pascal Brunner</ram:Name>
    <ram:PostalTradeAddress>
      <ram:PostcodeCode>12345</ram:PostcodeCode>
      <ram:LineOne>Musterstraße 123</ram:LineOne>
      <ram:CityName>Muster</ram:CityName>
      <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
    </ram:PostalTradeAddress>
    <ram:SpecifiedTaxRegistration><ram:ID schemeID='VA'>DE123456789</ram:ID></ram:SpecifiedTaxRegistration>
  </ram:SellerTradeParty>
  <ram:BuyerTradeParty>
    <ram:Name>NAME</ram:Name>
    <ram:PostalTradeAddress>
      <ram:PostcodeCode>12345</ram:PostcodeCode>
      <ram:LineOne>Straße 123</ram:LineOne>
      <ram:CityName>Ort</ram:CityName>
      <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
    </ram:PostalTradeAddress>
    <ram:SpecifiedTaxRegistration><ram:ID schemeID='VA'>DE99999999999</ram:ID></ram:SpecifiedTaxRegistration>
  </ram:BuyerTradeParty>
</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

  <ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
  <ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
    <ram:OccurrenceDateTime>
      <udt:DateTimeString format='102'>20220225</udt:DateTimeString>
    </ram:OccurrenceDateTime>
  </ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
</ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>

  <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
  <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
  <ram:ApplicableTradeTax>
  <ram:CalculatedAmount>957.98</ram:CalculatedAmount>
  <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
  <ram:BasisAmount>5042.02</ram:BasisAmount>
  <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
  <ram:RateApplicablePercent>19.0</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>

  <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
    
    <ram:DueDateDateTime>
      <udt:DateTimeString format='102'>20220311</udt:DateTimeString>
    </ram:DueDateDateTime>
  </ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
  <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
    <ram:LineTotalAmount>5042.02</ram:LineTotalAmount>
    <ram:AllowanceTotalAmount>0</ram:AllowanceTotalAmount>
    <ram:TaxBasisTotalAmount>5042.02</ram:TaxBasisTotalAmount>
    <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">957.98</ram:TaxTotalAmount>
    <ram:GrandTotalAmount>6000.0</ram:GrandTotalAmount>
    <ram:TotalPrepaidAmount>0</ram:TotalPrepaidAmount>
    <ram:DuePayableAmount>6000.0</ram:DuePayableAmount>
  </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
</ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>

</rsm:SupplyChainTradeTransaction>

</rsm:CrossIndustryInvoice>

				
			

Anpassung der XML-Datei

Fügen Sie zwischen der Stelle  </ram:BuyerTradeParty> (Zeile 75) und </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement> (Zeile 76) den unteren Code Abschnitt ein.

				
					      <ram:ContractReferencedDocument>
        <ram:IssuerAssignedID>CR987654</ram:IssuerAssignedID>
    </ram:ContractReferencedDocument>

				
			

Anstelle der Angabe CR987654″ können Sie nun Ihre Vertragsnummer hinterlegen. Anschließend speichern Sie die XML-Datei ab.

Und schon können Sie diese Datei als konforme XRechnung an Ihren öffentlichen Auftraggeber schicken!

Wussten Sie schon...?

Inhalte der XRechnung können x-beliebig erweitert werden.

Sie benötigen weitere oder andere Inhalte in der XRechnung, die der VR Smart Guide aktuell nicht abbildet? Dann schauen Sie in die weiteren Artikel oder schreiben Sie uns einfach!

Video Tutorial: XRechnung um Vertragsnummer (ContractReference) erweitern

Jetzt in weniger als einer Minute lernen, wie Sie Ihre XRechnung um die Angabe der Vertragsnummer (ContractReference) erweitern.

Video-Tutorial zur Bearbeitung der XRechnung
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Aktualisiert am 04/05/2022.

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