Natürlich schreiben Sie größtenteils Ausgangsrechnungen für erbrachte Leistungen, damit Sie für Ihr Unternehmen Umsätze generieren. Jedoch kommt es auch mal dazu, dass Sie für einen Ihrer Kunden eine Gutschrift ausstellen möchten, wenn bspw. einzelne Leistungen erstattet werden sollen.
Mit der folgenden Anleitung erklären wir Ihnen die einzelnen Schritte, wie Sie in nur wenigen Klicks eine Gutschrift für einen Ihrer Kunden im VR Smart Guide erstellen können.
Die Erstellung einer Gutschrift ist sehr ähnlich zu der Erstellung einer Ausgangsrechnung. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen auch den Artikel: Wie kann ich eine Ausgangsrechnung schreiben? zu lesen.
Voraussetzungen für die Erstellung einer Gutschrift
- Zunächst müssen Sie alle Unternehmensdaten in Ihren Einstellungen ordnungsgemäß befüllen, damit Sie rechtsgültige Dokumente (bspw. Angebote, Rechnungen oder Gutschriften) im VR Smart Guide erstellen dürfen.
- Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf Einnahmen und auf Rechnungen.
- Es öffnet sich die Übersicht Ihrer Ausgangsrechnungen. Dort klicken Sie auf "Neue Ausgangsrechnung erstellen".
Eine Gutschrift stellt eine negative Einnahme und damit keine Ausgabe dar. Somit werden die Einnahmen des Unternehmens vermindert. Aus diesem Grund haben wir die Gutschrift auch innerhalb der Einnahmen abgebildet.
Anpassung der Rechnungsposition bei der Erstellung einer Gutschrift
- Nachdem Sie auf "Neue Ausgangsrechnung erstellen" geklickt haben, öffnet sich die normale Maske der Erstellung einer Ausgangsrechnung.
- Anschließend füllen Sie alle Felder aus, bis Sie zur Rechnungsposition gelangen.
- In der Befüllung der Rechnungsposition(en) müssen Sie ein "-" (Minus) vor dem Stückpreis eingeben, damit statt einer Ausgangsrechnung, eine Gutschrift (=negative Einnahme) erzeugt wird.
- Das "-" (Minus) können Sie beim Stückpreis (netto) oder Stückpreis (brutto) erst eingeben, nachdem Sie den Preis / den Betrag eingegeben haben. Danach sehen Sie, dass alle Beträge negativ sind.Hinweis:
Neue Ansprachetexte bei der Erstellung einer Gutschrift
- Nach der erfolgreichen Erstellung einer oder mehrerer Rechnungspositionen für Ihre Gutschrift empfehlen wir Ihnen, dass Sie zusätzlich die Ansprachetexte anpassen.
- Geben Sie bei der individuellen Kundenansprache und beim Fußtext einen Text an der zu Ihrer Gutschriftserstellung passt. Exemplarische Beispieltexte können Sie der Abbildung entnehmen.
- Schließlich erstellen Sie Ihre Gutschrift bzw. negative Rechnung durch das Klicken auf den Button "Rechnung versenden".
Wussten Sie schon...?
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